Mit der DocBee-Integration legt smao nach einem Anruf automatisch einen Vorgang in DocBee an und kann die Kontakte aus DocBee als Anruferkontakte importieren. Die Integration verwendet einen persönlichen Access Token. Es öffnet sich deshalb kein Anmeldefenster im Browser.
Access Token in DocBee erstellen
Melde dich in DocBee mit dem Benutzer an, den smao verwenden soll. Am besten ist das ein eigener Benutzer, der Vorgänge anlegen sowie Kunden und Kontakte lesen und bearbeiten darf, denn der Token übernimmt genau dessen Berechtigungen. Öffne über das Benutzericon Einstellungen → Access Token und erstelle einen neuen Token.
Der Access Token wird nach dem Speichern in smao nicht mehr angezeigt. Gib ihn nur erneut ein, wenn du ihn ändern möchtest.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| DocBee-URL | Die Adresse deiner DocBee-Instanz, wie im Browser angezeigt, z. B. https://my.docbee.com. Nur die Adresse ohne Pfad; smao ergänzt den API-Pfad selbst. |
| Access Token | Der in Schritt 1 erstellte Token des Servicebenutzers. |
DocBee verbinden
Öffne im Dashboard die Integrationen, wähle DocBee und trage DocBee-URL und Access Token ein. Beim Verbinden prüft smao Adresse und Token mit einer einzigen Abfrage des Benutzerprofils. Erst danach wird die Verbindung verschlüsselt gespeichert. Ob der Benutzer Vorgänge anlegen darf, zeigt sich erst beim Laden des Nodes oder beim Anlegen des ersten Vorgangs.
Lehnt DocBee den Token ab, meldet smao Die Authentifizierung mit der Integration ist fehlgeschlagen. Bei einer falschen Adresse oder einem Netzwerkproblem erscheint Die Verbindung zur Integration ist fehlgeschlagen. Beim erneuten Verbinden bleibt die DocBee-URL vorausgefüllt; ein unveränderter Access Token muss nicht erneut eingegeben werden.
Vorgang-Node zur Anrufanalyse hinzufügen
Öffne deine Anrufanalyse und füge die DocBee-Aktion Vorgang anlegen hinzu. Status und Priorität sind Pflichtfelder und werden beim Öffnen des Nodes live aus DocBee geladen; vorausgewählt sind der erste Status mit normalem Verhalten und die in DocBee als Standard markierte Priorität. Die Beschreibung ist ebenfalls ein Pflichtfeld. In allen Textfeldern kannst du mit @ eine vorhandene Analysevariable einsetzen.
| Einstellung | Verhalten |
|---|---|
| Beschreibung | Pflichtfeld; der Text des Vorgangs, z. B. die Zusammenfassung des Anrufs. DocBee-Vorgänge haben kein eigenes Betreff-Feld. |
| Status | Pflichtfeld; Liste der Vorgangsstatus aus DocBee |
| Priorität | Pflichtfeld; Liste der Prioritäten aus DocBee |
| Kategorie | Optional; Liste der Kategorien aus DocBee |
| Verantwortlich (Benutzer oder Queue) | Optional; aktive Benutzer und Queues aus DocBee |
| Anfragender (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon) | Optional; E-Mail und Telefon dienen zum Finden des Kontakts, alle vier Angaben zum Anlegen eines temporären Kontakts |
| Fallback-Kundennummer | Optional; Kundennummer aus DocBee, als fester Wert oder @Variable. Unter diesem Kunden landet ein Vorgang, wenn der Anrufer nicht gefunden wird. |
| Ticket-ID, Vorgangsnummer, Ticket-URL | Optionale Variablennamen für die Werte, die DocBee nach dem Anlegen zurückgibt |
smao sucht den Anrufer in DocBee zuerst über die E-Mail-Adresse, danach über die Telefonnummer. Wird ein Kontakt gefunden, hängt der Vorgang an diesem Kontakt und an seinem Kunden; der Kontakt wird nie verändert. Wird niemand gefunden und ist eine Fallback-Kundennummer hinterlegt, legt smao unter diesem Kunden einen temporären Kontakt mit den Anruferdaten an. Ohne Fallback-Kundennummer wird der Vorgang ohne Kontakt angelegt, und die Zeitleiste des Laufs zeigt den fehlenden Treffer als Warnung. Ein unbekannter Anrufer lässt den Node nie fehlschlagen.
Vorgangsdaten weiterverwenden
Wenn du Variablennamen für Ticket-ID, Vorgangsnummer und Ticket-URL angibst, stehen die Werte in nachfolgenden Nodes zur Verfügung. Die Vorgangsnummer ist die Nummer, wie sie in DocBee angezeigt wird; die Ticket-URL ist der Link, den DocBee beim Anlegen zurückgibt.
Kontakte synchronisieren
In den Einstellungen der Integration ist Kontakte synchronisieren → Aktivieren (Empfohlen) standardmäßig eingeschaltet. smao importiert dann die Kontakte aus DocBee mit Vorname, Nachname, E-Mail, Firma und beiden Telefonnummern in die Kontakte deines Assistenten; temporäre Kontakte werden ausgelassen. Der erste Import startet beim Verbinden, danach läuft er täglich. Kontakte ohne gültige Telefonnummer werden übersprungen. Den Stand des Imports siehst du unter Status.
Bei einem ungültigen oder widerrufenen Token fordert das Dashboard eine erneute Verbindung an; die gespeicherte Konfiguration bleibt dabei erhalten. Liefert DocBee für den Benutzer keine Status oder keine Prioritäten, schlägt das Laden des Nodes mit einem Hinweis auf die Berechtigungen fehl. Eine Fallback-Kundennummer, die es in DocBee nicht gibt, lässt den Node fehlschlagen. Wenn ein Lauf nach einer möglicherweise erfolgreichen Erstellung unterbrochen wurde, wird der Node nicht automatisch erneut ausgeführt. Prüfe in DocBee, ob der Vorgang bereits vorhanden ist, bevor du manuell einen neuen Analyselauf startest.
In Version 1 nicht unterstützt: Betreff, Standort, Objekte, Tags, Fälligkeitsdaten, benutzerdefinierte Felder, Anhänge, das Aktualisieren von Vorgängen und mehrere DocBee-Verbindungen je Organisation.